История успеха проектного бюро ООО «ТСН»

В интернете много историй успеха известных личностей (например, Стив Джобс или Марк Цукерберг), а также созданных ими компаний. Изучение историй успеха отдельных людей или компаний и последующее копирование их решений и поступков не гарантирует вам такого же успеха. Слепое следование шаг-в-шаг может привести вообще в другую сторону. Так делать не следует. А вот что действительно следует делать, так подмечать эти успешные решения и применять только те из них, которые вам подходят. Применять с обязательной адаптацией под свои конкретные условия.

Всегда интересно узнать, за счет чего достигли успеха конкуренты и лидеры рынка. В чем они сильны, в чем слабы. Где можно с ними посоревноваться, где обойти. Я хочу рассказать историю успеха проектного бюро ООО «ТСН». Компания является одним из лидеров Северо-Западного региона среди инжиниринговых компаний. Также ведёт проекты в других регионах России.

ООО «ТСН» основана в 1995 г. На заре своей деятельности компания занималась электромонтажными работами в основном по проектам, разработанным иностранными проектными компаниями. Проектный отдел в компании был создан для адаптации чертежей иностранных чертежей под российские стандарты и для выполнения исполнительных чертежей.

Компания развивалась, успешно выполняла работы на объектах Санкт-Петербурга и Ленинградской области. В 2000 г. ООО «ТСН» выиграла тендер на электромонтажные работы ТРК «Атриум» на площади Курского вокзала в Москве. Как следствие, появилась ООО «Электромонтажная компания ТСН», для проведения электромонтажных работ в центральном региона. Проектный отдел ООО «ТСН» был разделён и большая часть была направлена в Москву для выполнения работ по разработке рабочей документации ТРК «Атриум». Спустя некоторое время, проектные отделы ООО «ТСН» и ООО «Электромонтажная компания ТСН» стали развиваться независимо.

Предпосылки успеха

Проектный отдел ООО «ТСН» осуществлял проектирование исключительно по объектам, на которых компания выполняла электромонтажные работы. С ростом компании проектный отдел ООО «ТСН» также вырос, был переформирован в проектное бюро и стал оказывать услуги по проектированию как для объектов, находящихся в электромонтажном подряде ООО «ТСН», так и для других объектов.

Проектные работы осуществлялись достаточно небольшой группой инженеров в сжатые сроки. Секретом такой продуктивности было наличие определённого внутреннего стандарта организации работ и выполнения чертежей. Впрочем, «стандарт» — довольно громкое слово. Весь «стандарт» умещался в документе на листе формата «А4», а также в определённой структуре папок на сервере. Под сервер был выделен один из компьютеров сотрудников проектного отдела. Для хранения проектных данных на этом компьютере была создана папка, к которой сотрудники отдела имели доступ по локальной сети. Проектирование выполнялось в AutoCAD (для начала века достаточно редкое еще явление). Этот документ, структуру хранения файлов и файл-базу блоков для AutoCAD можно назвать предпосылками возникновения стандарта компании и системы работы, которые давали конкурентное преимущество проектному отделу по сравнению с другими российскими компаниями.

Путь к успеху

Позже на базе зарождающегося стандарта мной была разработана и внедрена (при помощи жесткой руки директора проектного бюро) система осуществления проектной деятельности. Система была опробована на сотрудниках проектного бюро (да, мы проводили эксперименты на людях ), за что им большое спасибо.

Но основной причиной успеха проектного бюро стало внедрение DDECAD. Внедрение программы привело к увеличению эффективности и производительности работы в два раза, вывело проектное бюро на самоокупаемость (до этого, по секрету, проектный отдел был убыточным), а также сделало подразделение прибыльным.

Несколько слов о разработанной и внедрённой системе работы. Не буду полностью приводить описание системы, опишу основные моменты.

• Были разработаны шаблоны типовых документов в Word, Excel;
• Были разработаны шаблоны чертежей в AutoCAD;
• Был разработан перечень слоёв (стандартные названия) в AutoCAD и правила черчения элементов чертежа в тех или иных слоях;
• Были переработаны и разработаны новые блоки AutoCAD. Блоки собраны в палитры инструментов для быстрой вставки в чертеж;
• Были разработаны настройки печати в AutoCAD;
• Была доработана структура хранения документов проекта. Структура папок в различных проектах стала единой, имена новых вложенных папок присваивали по определённому стандарту;
• Была разработана система именования файлов по определённому стандарту;
• Все проектные данные были перенесены на сервер. На компьютерах пользователей никаких данных по проектам больше не хранилось;
• Были выполнены одинаковые настройки на всех компьютерах пользователей (настройки принтеров, шаблоны документов);
• Была внедрена работа в подшивках AutoCAD и усовершенствована работа с использованием внешних ссылок;
• Была установлена программа DDECAD на всех компьютерах пользователей.

Внедрение системы позволило:

• Привести к единому оформлению чертежи, выпускаемые разными сотрудниками;
• Упорядочить систему работы и «вхождение» новых сотрудников в проект (за счет единой системы организации хранения документов и системы работы);
• Сократить общую продолжительность разработки проектной документации (за счет использования внешних ссылок, принципа «один файл — один чертёж» и возможности вести работу по проекту одновременно нескольким проектировщикам);
• Минимизировать время на подготовку документации к выпуску (за счет стандартных шаблонов, использования подшивок AutoCAD и полей в MS Word);
• Сократить временные затраты на разработку проектной документации в два и более раза (за счет внедрение DDECAD).
• Несколько моментов более подробно.

Шаблоны Excel и Word

В начале 2002 года технология выполнения текстовых документов (пояснительные записки и спецификации) в ООО «ТСН» была далека от совершенства. Пояснительные записки выполнялись в Word (текст), а оформление (рамка и основная надпись) — в AutoCAD. Далее форматка первого листа и необходимое количество форматок следующих листов распечатывалось и закладывалось в принтер. После этого на форматках печатали пояснительную записку из Word. Листы нумеровали вручную.
Аналогично поступали со спецификацией, только спецификацию выполняли не в Word, а в Excel.

Особо «продвинутые» сотрудники рисовали форматку в Word с использование встроенного рисования. Но рамки с надписями «съезжали», т.к. никто не умел пользоваться колонтитулами.

После перевода форматок в колонтитулы использования разделов и полей, время на подготовку и оформление пояснительных записок значительно сократилось. Разделы позволили совместить в одном документе обложку, титульный лист, пояснительную записку. Поля дали автонумерацию листов. Также при помощи полей была решена проблема «везде поменял, а тут не заметил», т.е. одинаковый текст, встречающийся в нескольких местах документа, достаточно было изменить только в одном месте. В остальных местах документа он менялся автоматически. Это всё было достигнуто встроенными возможностями Word, без программирования.

При помощи полей были автоматизированы примеры расчетов токов короткого замыкания, проверки времени срабатывания автомата, расчета падения напряжения, проверки выбора УЗО по току утечки.

Спецификации продолжили заполнять в Excel, а оформление начали выполняли в Word: форматки перевели в колонтитулы, стали использовать поля. Начали использовать связывание документов Word и Excel, что позволило обновлять данные в Word (при изменении данных в Excel) без повторной вставки таблицы из Excel в Word.

Таблицу расчета электрических нагрузок выполняли в Excel и вставляли с использованием связывания в Word, в файл пояснительной записки.

Расчет нагрузок

Расчет нагрузок выполняли в Excel. Отдельный файл для каждого щита. Для распределительных щитов и ВРУ (ГРЩ) мощности подключенных щитов заполняли вручную. Иногда использовали связывание (ссылки на ячейки в другом файле. Именованные ячейки при этом не использовали). Расчетные таблицы формировали вручную.

При ручном способе корректировки нужно было быть очень внимательным, т.к. можно было легко получить серьёзную ошибку. Основных источников таких ошибок было два:

• Формула «Сумма». Дело в том ,что при добавлении строки в конец/начало диапазона суммирования, формула суммы не охватывает добавленные ячейки. Поэтому добавлять строки нужно было либо вручную, либо внимательно следить и корректировать формулы в случае необходимости.
  Ссылка на ячейку в другом файле. Т.к. именованные ячейки не использовались, то при добавлении строк/столбцов адрес нужной ячейки (из которой берут данные) изменяется. Если оба файла одновременно открыты, то Excel автоматически откорректирует формулы. Если файл-донор информации закрыт (групповой щит), то в файле распредщита получим неверное значение (например, уже не мощность всего щита, а мощность отдельной группы).
• При достаточно крупных объектах и большом количестве щитов отслеживать такие моменты становиться крайне трудно. На одном из объектов, такая ручная корректировка привела к серьёзной ошибке и финансовым потерям.

Отрисовка однолинейных схем электрических щитов

После выполнения расчетов нагрузок по каждому щиту, таблицы распечатывали и приступали к отрисовке однолинейных схем щитов. В AutoCAD искали максимально похожую схему щита и корректировали. Процесс занимал достаточно длительное время, т.к. информацию из Excel (или с бумаги) в AutoCAD переносили вручную.

Внедрение DDECAD решило проблему «глупых» ошибок и значительное позволило сократить время на отрисовку схем. Внедрение проходило в несколько этапов.

Первый этап — была разработана первая версия программы, которая позволяла по нажатию одной кнопки создавать новые строки и столбцы, автоматически заполняла и корректировала формулы. Это позволило сократить время на создание и заполнение расчетных таблиц, а также избежать «глупых» ошибок.

Второй этап — одно из следующих версий программы позволяла осуществлять простую отрисовку в AutoCAD. Программой отрисовывался макет схемы (набор автоматов по количеству групп), заполнялись значения мощностей, токов и названия групп данными из расчетной таблицы. Дальше проектировщик дорисовывал условные обозначения нагрузок. Если было необходимо добавлял в схему контакторы, УЗО, тепловые реле и прочее.

Третий и следующие этапы — это развитие программы и наращивание функционала.

После внедрения программы по итогам второго этапа программа была продемонстрирована начальнику проектного отдела из дочерней компании — ООО «Электромонтажная компания ТСН». Для чистоты эксперимента и усиления эффекта (чтобы не было претензий в подлоге и подтасовке) ему было предложено заполнить пустую расчетную таблицу любыми значениями. После заполнения таблицы ему было предложено «просто нажать на вот эту кнопочку»...

Это было зимой 2003—2004 года, а «квадратные» глаза, ставшие больше очков, и, отвисшая до уровня стола, челюсть у меня перед глазами стоит как будто это было вчера, а не много лет назад. В то время в России не было программ, которые автоматически выполняли чертежи без участия проектировщика. А тут на глазах компьютер сам в AutoCAD рисовал схему. Да еще так, как рисовал любой из его сотрудников. Только быстрее в сотни раз. Отрисовка схемы занимает менее минуты. Ни один проектировщик не сможет даже приблизится к этому показателю.

Автоматизация оформления и распечатки чертежей

В 2004 г. Autodesk выпускает версию AutoCAD 2005, в которой появляется новый инструмент — подшивки листов и поля. Разрабатывается подшивка листов, корректируются форматки. Основная надпись выполняется блоком с атрибутами. В атрибуты вставлены поля AutoCAD, отображающие свойства подшивки. В свойствах подшивки заполняются шифр проекта, адрес объекта, название объекта, стадия проектирования и прочие поля, общие для всех чертежей проекта. Также добавляются пользовательские свойства, персональные для каждого листа.

Таким образом, заполнение общей для всего проекта информации выполняется один раз в свойствах подшивки. Во всех чертежах, включенных в подшивку эта информация отображается автоматически. При изменении какой-либо информации (например, название объекта) нет необходимости открывать каждый чертёж и корректировать одно и то же в каждом файле. Достаточно откорректировать эту информацию в свойствах подшивки, и она изменится во всех чертежах.

Также подшивки позволяют отправлять все чертежи проекта (или часть) на печать. Даже если чертежи должны печататься на различных принтерах. Пару кликов мышкой и все принтеры компании начинают печатать чертежи.

Внедрение подшивок исключило ошибки с неправильно заполненными основными надписями, а также значительно ускорило печать чертежей.

Сокращение времени выполнения чертежей за счет стандартных блоков и палитр инструментов

Начиная с версии AutoCAD 2004 пользователям доступны палитры инструментов (Tool Palettes). На палитрах можно размещать блоки AutoCAD и команды. Отличие от обычной вставки блока в том, что для вставки с палитры инструментов можно заранее настроить все свойства блока (масштаб, слой вставки, поворот, взрывать ли после вставки и др.). Аналогично с линиями/полилиниями можно настроить тип линии, цвет, слой отрисовки.
Была создана база блоков и палитры инструментов. Сроки выполнения чертежей сократились, удобство повысилось. Например, розетку можно было вставить двумя кликами мышки: первый клик — на палитре, второй — в чертеже. Розетка вставлялась в чертёж сразу в нужный слой (а не в текущий, как при обычной вставке блока) и в нужном масштабе.

Всё это вместе дало значительный прирост производительности и эффективности проектное бюро, повысило его конкурентоспособность и сделало проектный бизнес прибыльным даже при низких расценках.

Однако, основной вклад в успех внесло внедрении DDECAD, сократившее вдвое трудозатраты и время разработки проектной документации. Достаточно долгое время DDECAD использовался в ООО «ТСН» на эксклюзивных условиях, а само использование тщательно скрывалось. Но потом число пользователей DDECAD стало увеличиваться.